Portaria nº 14276/OUV, DE 05 de abril de 2024
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Estabelece critérios para proteção de dados das manifestações no sistema informatizado de atendimento da ANAC |
A OUVIDORA SUBSTITUTA, no uso das atribuições que lhe confere os arts. 11-A e 20, inciso XI, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 381, de 14 de junho de 2016, tendo em vista o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e no Decreto nº 10.153, de 3 de dezembro de 2019, e considerando o que consta do processo nº 00058.027255/2024-30,
RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer os critérios para a proteção de dados das manifestações recebidas por meio do sistema informatizado de atendimento da ANAC.
Art. 2º O acesso às manifestações recebidas por meio do sistema informatizado de atendimento da ANAC deverá ser realizado somente por usuários autorizados pelo membro titular ou suplente do Serviço Especializado de Atendimento a Manifestações - SEAM de cada Unidade Diretamente Vinculada à Diretoria - UDVD ou pela Ouvidoria, nos termos desta Portaria.
Art. 3º O membro titular ou suplente de cada SEAM deverá solicitar à Ouvidoria o cadastramento dos usuários internos da unidade autorizados a acessarem o sistema informatizado de atendimento e comunicar qualquer alteração nas autorizações concedidas.
§ 1º A solicitação para cadastro do usuário interno deverá ser formalizada em processo do tipo “Gestão da Informação: Cadastro de Membros do SEAM” no Sistema SEI, instruído com “Formulário para Cadastro de Membros do SEAM” contendo os seguintes dados:
I - nome completo;
II - login ANAC;
III - unidade de exercício; e
IV - grupos em que deverá ser realizado o cadastro.
§ 2º Os usuários internos terão acesso aos dados e informações das manifestações que tramitarem pelos grupos nos quais possuam cadastro.
§ 3º Não será concedido acesso a grupo que não esteja vinculado ao SEAM solicitante.
Art. 4º As empresas contratadas para a execução dos serviços de Central de Atendimento e de Suporte ao Sistema de Atendimento deverão solicitar à Ouvidoria o cadastro de seus colaboradores autorizados a acessarem o sistema informatizado de atendimento da ANAC e o Fala.Br.
§ 1º A solicitação de que trata o caput deverá conter os seguintes dados:
I - nome completo;
II - Cadastro de Pessoa Física – CPF;
III - endereço de correio eletrônico;
IV - grupos em que deverá ser realizado o cadastro de cada usuário; e
V - termo de confidencialidade assinado pelo colaborador a ser cadastrado.
§ 2º Os colaboradores terão acesso aos grupos essenciais para a execução dos serviços contratados.
Art. 5º Não será permitido o cadastramento de usuários genéricos no sistema informatizado de atendimento da ANAC.
Art. 6º O cadastro para acesso aos grupos exclusivos de tratamento da Ouvidoria somente será concedido por coordenador responsável pelo atendimento na Ouvidoria ou pelo Ouvidor.
Art. 7º O acesso à base de dados de manifestações de usuários dos quais os SEAMs ou demais usuários não façam parte somente será concedido pela Ouvidoria para as finalidades específicas de elaboração de resposta institucional, realização de estudo dentro da própria UDVD ou para efeito de auditoria.
§ 1º A solicitação de acesso prevista no caput deverá conter, no mínimo, o nome do solicitante, a área de lotação, as informações requeridas, as razões para conhecimento e a concordância da chefia imediata.
§ 2º Serão preservados os registros de solicitação e de concessão de acesso aos grupos.
§ 3º Os dados pessoais de usuários serão pseudonimizados antes da concessão de acesso aos dados pela Ouvidoria.
§ 4º A concessão da base de dados de manifestações pela Ouvidoria deverá ser precedida de instauração de processo administrativo em atendimento aos requisitos de formalização e registro, sendo obrigatório que todos os dados pessoais sejam protegidos nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
§ 5º Somente será fornecida base de dados de denúncias à Auditoria, sendo feita a devida pseudonimização dos dados pessoais do denunciante.
§ 6º Os demais SEAMs e usuários internos somente terão acesso à denúncias de forma individual e por meio do sistema informatizado de atendimento nos grupos dos quais fizer parte.
Art. 8º As manifestações do tipo “denúncia” e “comunicação” não terão os dados pessoais dos manifestantes armazenadas no sistema informatizado de atendimento da ANAC.
§ 1º Para fins de controle, deverá ser registrado o nome do usuário e as respectivas datas de acesso a “denúncias” e “comunicações” por meio do sistema informatizado de atendimento da ANAC.
§ 2º A unidade técnica responsável pela apuração de “denúncia” poderá requisitar à Ouvidoria informações sobre a identidade do denunciante, quando for indispensável à análise dos fatos relatados. Esse acesso é fornecido por meio de credencial em processo sigiloso.
Art. 9º Fica revogada a Portaria nº 8.640/SAF, de 20 de julho de 2022, publicada no Diário Oficial da União de 25 de julho de 2022, Seção 1, página 110.
Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Cristina Vilasboas
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Publicado no Diário Oficial da União de 09 de abril de 2024, Seção 1, página 78