PORTARIA Nº 8.723/SAF, DE 1º DE AGOSTO DE 2022.

O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS, no uso da atribuição que lhe confere o art. 37, inciso V, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 381, de 14 de junho de 2016, tendo em vista o disposto nos arts. 10 e 20 da Instrução Normativa nº 98, de 4 de maio de 2016, e na Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, e considerando o que consta do processo nº 00058.037978/2022-85,

RESOLVE:

Art. 1º Definir rotinas e procedimentos de instrução de processos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações SEI-ANAC.

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - anexação de processos: consiste na juntada, em caráter definitivo, de dois ou mais processos para análise, decisão e tramitação conjunta, não sendo permitida a inserção de novos documentos no processo anexado;

II - arquivo corrente: conjunto de documentos em suporte físico que, mesmo cessada seu envio, conservam-se junto às unidades produtoras ou receptoras em razão da frequência com que são consultados;

III - arquivo central: corresponde ao arquivo intermediário da ANAC, composto de documentos em suporte físico originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguardam, em arquivo de armazenamento temporário, sua destinação final;

IV - base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à divulgação de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processo;

V - conferência: verificação de identidade entre o documento digitalizado e sua matriz, com uso de certificação digital no caso de documentos originais ou autenticados em cartório ou administrativamente;

VI - demandas especiais: demandas encaminhadas à ANAC pelo Ministério Público, Poder Judiciário ou Defensoria Pública, além de outras que vierem a ser definidas pelo Diretor-Presidente;

VII - documento arquivístico: documento produzido ou recebido pela ANAC, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

VIII - documento arquivístico digital: documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica, podendo ser:

a) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e

b) digitalizado: obtido a partir da conversão da fiel imagem de um documento para código digital;

IX - documento externo: documento arquivístico não produzido pelo editor de textos interno do SEI-ANAC;

X - nível de acesso: forma de controle de acesso de usuários a processos e documentos no SEI-ANAC.

XI - número único de protocolo (NUP): código numérico oficial que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo Federal;

XII - código SEI-ANAC: numeração sequencial atribuída automaticamente a cada documento criado ou inserido no SEI-ANAC;

XIII - número do documento: identificação numérica sequencial atribuída por tipo de documento para a sua identificação oficial;

XIV - relacionamento de processos: associação de um ou mais processos autônomos, visando facilitar a busca de informações;

XV - sobrestamento de processo: funcionalidade que retira temporariamente o processo da lista de controle de processos por decisão da unidade para aguardar providências;

XVI - unidade: designação dos pontos de envio de processos no SEI-ANAC;

XVII - usuário interno: servidor, colaborador terceirizado e estagiário em efetivo exercício na ANAC;

XVIII - usuário externo: pessoa física ou jurídica que faz uso dos serviços da ANAC; e

XIX - unidade protocolizadora: unidade responsável pelas atividades de produção, recebimento, registro, digitalização, autuação, cadastramento, conferência, tramitação, anexação, expedição e/ou prestação de informações referentes a documentos e processos.

CAPÍTULO II

DAS UNIDADES PROTOCOLIZADORAS

Art. 3º Consideram-se unidades protocolizadoras centrais da ANAC:

I - Protocolo da Sede;

II - Protocolo da Representação Regional do Rio de Janeiro; e

III - Protocolos da Representação Regional de São Paulo e São José dos Campos.

Art. 4º Consideram-se unidades protocolizadoras setoriais da ANAC as demais unidades que compõem a estrutura organizacional da ANAC, além de Comissões e Conselhos formalmente instituídos.

Art. 5º O recebimento, o registro, o cadastramento e a conferência de documentos em suporte físico recebidos de pessoas externas à ANAC serão realizados pelas unidades protocolizadoras centrais.

Parágrafo único. Visando à agilização dos serviços, as unidades de Protocolo Setorial, excepcionalmente, poderão efetuar os procedimentos previstos no caput desde que encaminhem, em até 24 (vinte e quatro) horas, o documento original ao Protocolo Central para arquivamento.

CAPÍTULO III

DAS PERMISSÕES

Art. 6º O usuário servidor poderá iniciar e enviar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI-ANAC, de acordo com sua permissão de acesso e competências funcionais.

Art. 7º O usuário estagiário poderá assinar documentos no SEI-ANAC de cuja elaboração tenha participado, desde que atendidos os seguintes requisitos:

I - que seja orientado por seu supervisor na ANAC;

II - que o documento seja assinado, também, pelo(s) servidor(es) responsável(eis) pelo ato; e

III - que o documento esteja relacionado às atividades previstas em seu Termo de Compromisso de Estágio.

Art. 8º O usuário colaborador terceirizado poderá receber, distribuir, minutar, enviar e concluir processos no SEI-ANAC, sendo vedada a assinatura de documentos no âmbito do SEI-ANAC.

CAPÍTULO IV

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I

Das Disposições Gerais

Art. 9º Todos os documentos no âmbito do SEI-ANAC integrarão processos eletrônicos.

§ 1º Os documentos arquivísticos nato-digitais inseridos em processos eletrônicos no SEI-ANAC, na forma estabelecida nesta Portaria, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Os arquivos resultantes do processo de digitalização de documentos arquivísticos originais, juntados aos processos eletrônicos no SEI-ANAC na forma estabelecida nesta Portaria, terão a mesma força probante dos originais.

Seção II

Da Produção de Documentos

Art. 10. Todo documento oficial produzido no âmbito da ANAC deverá ser elaborado por meio do editor de textos do SEI, observando o seguinte:

I - documentos gerados no SEI receberão Código SEI-ANAC e, quando aplicável, Número do Documento;

II - documentos que demandem análise preliminar de sua minuta deverão ser formalizados por meio de tipo de documento próprio, de proposta de ato, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado; e

III - documentos que demandem assinatura de mais de um usuário deverão ser enviados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.

§ 1º Quanto ao disposto no inciso III do caput, tratando-se de documentos redigidos por mais de uma unidade, essa característica, caso necessário, deverá ser destacada diretamente no teor do documento, com a indicação das unidades participantes.

§ 2º Quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI, será admitida a utilização de documentos externos complementares como anexo, no formato Portable Document Format - PDF.

§ 3º Não é recomendada a utilização de anexos externos em desconformidade com os formatos previstos pelo e-PING.

Art. 11. O tamanho individual máximo de arquivos de documentos externos para inserção no SEI-ANAC será definido pelo Comitê Gestor do SEI.

§ 1º Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo criados pela ANAC deverão ser gravados em formato comprimido.

§ 2º Documentos arquivísticos digitais que ultrapassarem o tamanho individual máximo serão encaminhados para a unidade competente em mídia digital, com posterior inserção de Termo de Guarda de Mídia no SEI-ANAC.

§ 3º A mídia digital ficará sob a guarda da unidade responsável, em arquivo corrente, até o seu envio para o Arquivo Central.

Art. 12. Em casos de urgência, diante da impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-ANAC, os documentos deverão ser produzidos em suporte físico e devidamente assinados.

Parágrafo único. Quando do retorno da disponibilidade do sistema, os documentos do caput deverão ser, imediatamente, inseridos, conferidos e autenticados no SEI-ANAC.

Seção III

Do Recebimento, Registro, Cadastramento e Conferência de Documentos

Art. 13. Os documentos em suporte físico, de origem externa, a serem inseridos no SEI-ANAC observarão os seguintes procedimentos:

I - os documentos recebidos em suporte físico deverão receber registro da data e hora de recebimento pelas unidades protocolizadoras antes da digitalização e inserção no SEI-ANAC;

II - após o registro, será realizada a digitalização em formato PDF, com Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR, e a inserção no SEI-ANAC em sua integralidade, com a indicação da data do documento em campo próprio do sistema; e

III - finalizado o cadastramento, deverá ser anotado o respectivo Código SEI-ANAC no canto superior direito da primeira página do documento em meio físico.

§ 1º Os arquivos decorrentes do processo de digitalização de documentos em suporte físico originais e cópias autenticadas em cartório, que forem inseridos no SEI-ANAC, deverão ser submetidos a procedimento de conferência por servidor público, por meio de sua assinatura eletrônica com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

§ 2º Depois de conferidos no SEI-ANAC, os correspondentes documentos físicos serão devolvidos ao interessado, conforme Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

§ 3º Os documentos físicos não devolvidos ao interessado serão arquivados no Protocolo Central.

§ 4º Os documentos de procedência externa que façam referência a processo existente na ANAC serão incluídos neste processo. 

§ 5º A fim de resguardar a segurança da informação, o processo iniciado a partir de documento externo será autuado pelos Protocolos Centrais com tipo provisório, atribuindo-lhe acesso restrito, o qual deverá ser revisado pelas unidades destinatárias.

Art. 14. O encaminhamento dos processos resultantes das digitalizações será realizado em até um dia útil, a contar do recebimento, salvo quando for considerado de grande vulto.

Art. 15. Os documentos recebidos com restrição de acesso serão encaminhados fisicamente à unidade responsável para inserção no SEI-ANAC.

§ 1º Mediante autorização formal prévia da unidade destinatária, os documentos recebidos com restrição de acesso poderão ser abertos e inseridos no SEI-ANAC por responsáveis designados nas unidades de protocolo central. 

§ 2º Não se encaixam na hipótese do § 1º deste artigo os documentos classificados segundo as hipóteses da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI), os quais deverão ser encaminhados lacrados fisicamente para a unidade destinatária. 

Art. 16. Não deverão ser objeto de digitalização e nem de cadastramento no SEI-ANAC, exceto nos casos em que venham a se tornar peças processuais:

I - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e outros materiais que não caracterizam documento arquivístico; e

II - correspondências pessoais.

Seção IV

Da Exclusão e do Cancelamento de Documentos

Art. 17. Apenas a unidade geradora poderá excluir minutas de documentos.

Art. 18. Os documentos poderão ser cancelados pelo Diretor-Presidente, Diretores, Superintendentes, Ouvidor, Procurador-Geral, Chefes dos Órgãos de assistência direta e imediata à Diretoria Colegiada, Gerentes, Gerentes Técnicos, Coordenadores dos Núcleos de Aviação Civil e demais servidores devidamente autorizados.

Art. 19. O cancelamento será formalizado com o preenchimento do campo próprio para justificativa da operação no SEI-ANAC.

Parágrafo único. O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém, torna-se inacessível e apresenta marcação própria de documento cancelado.

Seção V

Da Expedição de Documentos

Art. 20. O envio de documentos e processos a destinatários externos será, preferencialmente, efetivado por meio da funcionalidade de Intimação Eletrônica do SEI.

Parágrafo único. Quando necessário ou conveniente, a remessa de documentos e processos a destinatários externos poderá ser efetivada em suporte físico, conforme procedimentos definidos pelas unidades protocolizadoras centrais.

Seção VI

Dos Processos de Procedência Externa

Art. 21. Processos de procedência externa, constituídos em suporte físico, serão digitalizados e inseridos no SEI-ANAC com Número Único de Protocolo - NUP próprio da ANAC, exceto se já possuírem NUP, quando deverão manter seu número de origem.

CAPITULO V

DOS NÍVEIS DE ACESSO

Art. 22. Os processos e documentos incluídos no SEI-ANAC deverão obedecer aos seguintes níveis de acesso:

I - público, com acesso disponível a qualquer usuário interno; e

II - restrito, com acesso disponível apenas àqueles usuários internos vinculados às unidades por onde tramitou o processo.

§ 1º Os processos e documentos no SEI-ANAC deverão, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito, com a indicação da hipótese legal aplicável.

§ 2º O detentor do processo eletrônico deverá, de ofício, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando-o ou limitando-o, especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível de acesso restrito.

Art. 23. Os documentos preparatórios e as informações neles contidas deverão ter nível de acesso restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a conclusão do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual será obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para público, exceto se incidir outra hipótese legal de restrição sobre os documentos.

Parágrafo único. Caso não tenha sido a responsável pela restrição do acesso, a unidade detentora do processo deverá encaminhá-lo para a unidade responsável para que promova a redefinição do nível de acesso do documento para público.

CAPÍTULO VI

DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO

Art. 24. O módulo de peticionamento eletrônico permitirá ao usuário dos serviços da ANAC, bem como ao cidadão em geral, protocolar documentos e processos sem a necessidade de comparecimento às representações da ANAC.

Art. 25. Para usufruto do módulo de peticionamento eletrônico, o usuário externo do SEI deverá estar ciente que a autorização para uso do sistema é personalíssima, tendo responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

Art. 26. A unidade organizacional deverá indicar ao Administrador do sistema quais os tipos processos a serem disponibilizados no módulo de Peticionamento Eletrônico e os documentos obrigatórios a serem protocolados pelo usuário externo.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. A conversão de processos em suporte físico para eletrônico, a ser feita pelas áreas, deverá ser realizada conforme orientações e procedimentos definidos pela Gerência Técnica de Gestão da Informação - GTGI/GSIN/SAF, disponibilizados na intranet.

Art. 28. A solicitação de atualização dos perfis dos usuários no sistema SEI-ANAC será responsabilidade do gestor da unidade à qual esteja vinculado.

Art. 29. A GTGI/GSIN/SAF atuará como administradora do sistema.

Art. 30. O uso inadequado do SEI-ANAC ficará sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 31. Os casos omissos serão resolvidos pelo Superintendente de Administração e Finanças - SAF.

Art. 32. Fica revogada a Portaria nº 43/SAF, de 4 de janeiro de 2018, publicada no Boletim de Pessoal e Serviço - BPS v.13, nº 1, de 5 de janeiro de 2018.

Art. 33. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LÉLIO TRIDA SENE

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Publicado em 3 de agosto de 2022 no Boletim de Pessoal e Serviço - BPS v.17, nº 31, de 1º a 5 de agosto de 2022.