Termo de Mútuo Entendimento – TME

No item 5.4.6, a IS 21-001 apresenta o conceito de TME – Termo de Mútuo Entendimento. O TME tem o objetivo de otimizar os procedimentos de interface entre o requerente e a ANAC. São exemplos dessas atividades: aprovações de pequenas modificações e de reparos, processamento de grandes modificações, revisões de publicações como o manual de voo, MMEL e ALIs, protocolos de comunicação, formatos de documentos e formulários, tratativas junto às autoridades de validação, critérios de classificação, gestão de credenciados, manuseio de informações restritas, diretrizes conjuntas de conduta (“compliance”), protocolos para acesso de informações visando a aeronavegabilidade continuada, etc.

Quando o requerente e a ANAC identificam esses benefícios mútuos, eles podem, se assim desejarem, estabelecer, documentar e formalizar esses entendimentos otimizados sob um TME. Esse termo, assinado conjuntamente pelos representantes legais da ANAC e do requerente, se torna o protocolo que descreve como as atividades devem ser desenvolvidas por ambas as partes naquele escopo específico.

O TME é um documento que está acima dos Planos de Certificação Específicos de Programa – PCEPs, que também são tratados na IS 21-001 (vide item 5.4.5). Enquanto um PCEP se preocupa em estabelecer processos e acordos para um programa de certificação específico, o TME engloba processos e acordos de mais alto nível, válidos para todos os programas (ou uma quantidade relevante deles), aplicáveis a um mesmo requerente. Portanto, ao estabelecer um TME, é importante avaliar quais processos, procedimentos e acordos são comuns para qualquer que seja o objeto de um programa de certificação de um dado requerente junto à ANAC, para assim, elevar o entendimento comum ao nível de um TME. 

Um TME pode não ser tão benéfico para requerentes com baixa diversidade de processos de certificação. No caso de não se ter uma grande variedade de produtos aplicados na ANAC, pode fazer mais sentido estabelecer apenas PCEPs para os programas dedicados. De toda forma, em se tendo ambos os tipos de documentos, TME e PCEP(s), é importante que o requerente, em conjunto com a ANAC, procure eliminar potenciais conflitos entre esses documentos, deixando clara a regra a ser seguida para um determinado programa.

Quanto à sua forma, o TME pode ser composto de duas partes. A primeira contemplaria o acordo de alto nível, assinado pelos representantes do requerente e da ANAC, em conjunto com informações sobre acordos mais gerais, tais como, por exemplo, o estabelecimento de objetivos em comum, protocolos mais abrangentes de comunicação e para definição de nível de envolvimento da autoridade e critérios para escalonamento de nível hierárquico para tomada de decisão em caso de conflito. Já a segunda, formada pelos Anexos desse acordo, conteria os processos, procedimentos e acordos específicos abarcados pelo TME. Os processos, procedimento e acordos específicos, uma vez incorporados ao TME, podem se valer de um controle próprio, conforme regras definidas no acordo de alto nível. O acordo de alto nível deveria prever as responsabilidades de cada parte, o protocolo de comunicação entre as partes para revisão ou cancelamento dos Anexos e o protocolo de modificação e cancelamento do próprio TME.

É importante notar que detentores de um Certificado de Organização de Projeto (COPj), obtido conforme a Subparte J do RBAC 21, também podem fazer jus a um TME. Porém, é esperado que boa parte do conteúdo acima indicado já seja parte do próprio manual da empresa COPj e, neste caso, o TME seria reduzido a apenas os assuntos não abordados em tal manual.

Veja a seguir um exemplo de modelo para o TME.

Termo de Entendimento Mútuo (TME)

entre a Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) e

Requerente ABC

Este Termo segue a previsão disposta na Instrução Suplementar IS Nº 21-001 da ANAC (vide revisão mais recente) e está registrado no processo XYZ da ANAC.

IDENTIFICAÇÃO DO REQUERENTE

[Identificar aqui o requerente de aprovação de projeto de tipo (e suas modificações) com o qual a ANAC está estabelecendo o Termo de Mútuo Entendimento]

Exemplo: Requerente ABC

REVISÃO

[Identificar a Revisão primariamente no padrão "/" para primeira revisão de TME com o requerente, em seguida das revisões “A”, “B”, “C”, e por aí em diante, para as revisões subsequentes. Obs.: cada revisão de TME deve ser completa, ou seja, sempre vale a mais recente.]

Exemplo: Rev / (data xx/xx/xxxx)

ESCOPO

[Identificar o escopo para o qual esta revisão do TME se destina. Conforme a IS 21-001, "São exemplos dessas atividades as aprovações de pequenas modificações e de reparos, processamento de grandes modificações, revisões de publicações como manual de voo, MMEL e ALIs, protocolos de comunicação, formatos de documentos e formulários, tratativas junto às autoridades de validação, critérios de classificação, gestão de credenciados, manuseio de informações restritas, diretrizes conjuntas de conduta (“compliance”), protocolos para acesso de informações visando a aeronavegabilidade continuada, etc.". Pode também ser feita apenas uma referência ao escopo específico dos processos, procedimentos e acordos específicos listados na seção Anexos.]

Exemplo: O Termo Mútuo de Entendimento (TME), assinado conjuntamente pelos representantes legais da ANAC e do requerente, descreve como as atividades devem ser desenvolvidas por ambas as partes no escopo específico dos processos, procedimentos e acordos listados na seção Anexos.

CONTEÚDO

[Descrever o conteúdo de procedimentos gerais acordados, tais como, por exemplo, o estabelecimento de objetivos em comum, protocolos mais abrangentes de comunicação e para definição de nível de envolvimento da autoridade e critérios para escalonamento de nível hierárquico para tomada de decisão em caso de conflito. Referenciar os Anexos que contêm processos, procedimentos e acordos de áreas específicas. Além disso, tratar das responsabilidades de ambas as partes, regras para revisão, validade e cancelamento – ver abaixo um exemplo.]

Exemplo:

No âmbito do presente acordo é responsabilidade do Requerente ABC e da ANAC, no que couber a cada uma das partes:

• Ser aderente aos processos, procedimentos e acordos;
• Divulgar internamente os processos, procedimentos e acordos para todos os níveis da organização envolvidos na sua execução;
• Comunicar a outra parte sobre eventuais desvios aos processos, procedimentos e acordos;
• Corrigir eventuais desvios nos processos, procedimentos e acordos, conforme necessário;
• Propor revisão, inclusão ou exclusão de processos, procedimentos e acordos.

Em caso de necessidade de revisão nos Anexos deste TME, que incluem processos, procedimento ou acordos de áreas específicas, o Requerente ABC e a ANAC devem observar o seguinte protocolo de comunicação:

• Proposta da mudança – o veículo de submissão da proposta deve ser estabelecido, devendo conter: o novo texto do procedimento ou acordo, justificativa da mudança e a documentação referenciada nos procedimentos e nos acordos.
• Recebimento pela outra parte – para cada processo ou acordo deverá ser definida a área ou cargo da pessoa responsável por receber e conduzir a avaliação da proposta.
• Análise da proposta de mudança – área ou cargo responsável por avaliar a proposta de mudança. Se necessário solicita esclarecimentos a outra parte.
• Resultado da análise – Justificativa e registro da decisão deverão ser enviados à outra parte, de forma apropriada (ex. carta ou Ofício), emitido pela área ou cargo responsável, incluindo o registro no meio apropriado (ex. processo SEI/ANAC correspondente ao acordo específico). Observação: a revisão de um Anexo não enseja a necessidade de revisão deste TME.
• Implementação da mudança – divulgação da mudança nos processos, procedimentos ou acordos para o pessoal interessado na ANAC e no Requerente ABC. 
• Cancelamento – para cada processo ou acordo deverão ser definidas as áreas responsáveis na ANAC e no requerente por iniciarem o processo de cancelamento.

Em caso de necessidade de mudanças no presente Termo, incluindo a adição de novos Anexos (processos, procedimentos ou acordos específicos), o Requerente ABC e ANAC devem observar o seguinte protocolo:

• Proposta de mudança – mudanças no TME podem ser propostas pelo requerente ou pela ANAC e devem ser aceitas por ambas as partes.
• Implementação da mudança – publicação de uma nova versão do TME assinada pelos representantes legais da ANAC e do requerente.

Este Termo de Mútuo Entendimento permanece válido de forma indeterminada, ou até que seja revisado em comum acordo, cancelado ou enquanto perdurarem as atividades do requerente junto à ANAC que sejam parte do escopo do presente Termo.

O cancelamento deste Termo pode ser solicitado por qualquer uma das partes, devendo a parte que requerer o cancelamento comunicar a outra parte mediante aviso prévio de XX dias enviado por escrito. Quando necessário, ambas as partes devem preparar e acordar um plano de transição para adequada efetivação do cancelamento, a ser registrada formalmente no processo correspondente ao TME.

Já para cancelamento de processos, procedimentos e acordos específicos, Anexos deste TME, deve-se observar o seguinte protocolo:

• Procedimento para cancelamento de processos, procedimentos e acordos específicos:
  • A parte solicitante deve notificar a outra parte por escrito, informando da motivação e do prazo mínimo necessário para processamento do cancelamento. São exemplos de motivação de cancelamento:
    • Não cumprimento reiterado com o processo, procedimento ou acordo estabelecido no TME;
    • Recusa a se adequar a um processo, procedimento ou acordo.
• Quando necessário, o requerente deverá preparar um plano de transição, a ser acordado com a ANAC, para efetivação do cancelamento.
• Após o prazo estabelecido, salvo haja reconsideração pela parte que solicitou o cancelamento, o cancelamento deverá ser efetivado pela revisão deste TME, com a exclusão do Anexo pertinente.

Antes de uma solicitação formal de cancelamento, é recomendável haver uma interação informal prévia para que se entenda a motivação e se busque um acordo consensual, o tanto quanto for possível.

ANEXOS – Processos, procedimentos e acordos específicos

[Esta seção deverá conter uma lista de processos, procedimentos e acordos específicos, incluindo a sua forma de documentação e protocolos de comunicação associados.]

Exemplos de processo, procedimento e acordos específicos: Aprovação de Pequenas Modificações, Classificação de Modificações, Forma de tratar a certificação ou modificação associada à tecnologia XYZ e seus requisitos associados, Forma de conduzir as inspeções de conformidade previamente a ensaios e inspeções de engenharia etc.

DISPOSITIVOS FINAIS

[Incluir instruções finais quanto ao uso do TME.]

Exemplo: Em caso de conflito deste TME ou acordos específicos vinculados, conforme lista de Anexos, em relação a documentos de hierarquia superior, tais como regulamentos e Leis, deve prevalecer o documento de hierarquia superior.

ASSINATURAS DOS REPRESENTANTES LEGAIS DA ANAC E DO REQUERENTE

[Nome, Cargo e Assinatura – ANAC]

[Nome, Cargo e Assinatura – Requerente ABC]

Nota: o conteúdo desta página visa a complementar a IS 21-001, ilustrando os conceitos ali apresentados. Diferentemente da Instrução Suplementar, este conteúdo não passou por um processo normativo formal e, portanto, deve ser utilizado para fins de melhor entendimento dos assuntos tratados na IS.